5 stratégies pour les formulaires de disponibilité des employés

En tant que gestionnaire, planifier les quarts de travail des employés est probablement l’une de vos tâches les plus fastidieuses et chronophages. C’est là que les formulaires de disponibilité des employés entrent en jeu. Ces formulaires sont un atout essentiel pour toute entreprise employant des travailleurs postés. Compte tenu de la durée de planification des horaires de travail des employés, le format clair et concis des formulaires de disponibilité des employés apporte plus de structure, réduisant les maux de tête liés à la planification des quarts de travail.

1. Comprendre ce que sont les formulaires de disponibilité des employés et pourquoi ils sont importants

Un formulaire de disponibilité des employés est assez explicite – c’est un formulaire où les employés peuvent indiquer les jours et les heures où ils sont disponibles pour travailler, ainsi que les jours et les heures où ils ne peuvent absolument pas travailler.

Considérez-le comme un document contenant des informations de base sur chaque employé, ainsi que leurs coordonnées, pour rendre le processus de planification des quarts de travail simple et sans maux de tête.

Les formulaires de disponibilité des employés aident à simplifier et à rationaliser l’horaire de votre équipe. Sans cela, la planification du personnel peut être désordonnée et chronophage, avec des allers-retours constants entre plusieurs employés pour vérifier leur disponibilité et une révision constante des horaires.

De plus, certains quarts de travail nécessitent des employés possédant des compétences et des traits de caractère particuliers. Si vous n’affectez pas la bonne personne à ces postes en raison de problèmes de disponibilité, vos clients risquent de ne pas être satisfaits et votre entreprise en souffrira.

Laissez-moi vous expliquer – supposons que vous dirigiez un restaurant et que vous ayez créé l’horaire idéal pour gérer une heure de pointe à l’heure du déjeuner avec des employés efficaces et personnels. Maintenant, si un ou deux de ces employés ne se présentent pas en raison de problèmes de disponibilité, ce changement passera de fluide et facile à stressant et surmené, ce qui peut nuire à votre expérience client ce jour-là et potentiellement à la réputation de votre restaurant.

La mise en œuvre de formulaires de disponibilité des employés à jour et précis peut prévenir l’indisponibilité du personnel et les problèmes de service médiocres. Vous saurez qui peut travailler quand et créerez en conséquence des horaires qui trouveront le juste équilibre entre les besoins de votre entreprise et la disponibilité de vos employés.

Les formulaires de disponibilité des employés garantissent également une répartition équitable de la charge de travail et identifient et traitent les employés mécontents ou problématiques avant qu’ils ne fassent chuter la productivité de l’équipe et votre entreprise dans son ensemble.

Par exemple, vous pouvez surveiller régulièrement les changements dans la disponibilité de votre employé au fil du temps pour repérer les tendances qui peuvent indiquer qu’un membre de l’équipe ne donne pas le nombre d’heures de travail requis ou n’est pas satisfait de son travail. Par la suite, vous pouvez vous concentrer sur l’amélioration de la situation grâce à des évaluations de performance et à une formation en cours d’emploi.

2. Assurez-vous que vos formulaires incluent toutes les informations nécessaires

Voici une liste des différents champs qu’un formulaire de disponibilité des employés doit inclure :

Coordonnées des employés

Le document doit comporter un champ dans lequel les employés peuvent ajouter leurs noms, numéros de téléphone et adresses e-mail afin que vous puissiez les contacter facilement et rapidement si vous avez des questions. Vous pouvez également leur demander d’inclure leurs adresses si nécessaire.

Des instructions

Ajoutez un ensemble d’instructions claires mais brèves sur vos formulaires de disponibilité des employés afin que chacun sache comment les remplir. Utilisez un langage simple et incluez des mots spécifiques (par exemple, disponible et disponible, sans restriction) si nécessaire.

De plus, si votre entreprise ouvre le matin et ferme le soir, demandez aux employés de mentionner AM et PM lors de la rédaction des horaires afin d’éviter toute confusion quant au moment où ils sont disponibles pour travailler.

Disponibilité

Pour le champ de disponibilité, assurez-vous de laisser suffisamment d’espace sur le formulaire pour que les employés puissent indiquer clairement quand ils sont disponibles pour travailler. Je recommande de formater la section comme une liste de contrôle qu’ils peuvent marquer, un tableau qu’ils peuvent colorier ou des blancs qu’ils peuvent remplir avec des chiffres.

Optez pour un format simple et intuitif qui permet aux collaborateurs de renseigner leurs disponibilités le plus rapidement possible.

Signatures et dates

Pour officialiser le formulaire de disponibilité des employés, mettez votre signature et celle de votre employé, ainsi que la date, en bas.

Cela agira comme un sceau de vérification où les employés acceptent qu’ils seront disponibles pour travailler pendant les jours et heures indiqués. Votre signature montre que vous êtes également d’accord avec leur disponibilité et en tiendrez compte lors de la création du prochain horaire de travail.

Ajustements futurs

Bien que cela ne soit pas nécessaire, envisagez de laisser de la place pour de futurs ajustements.

Si un employé anticipe un changement à son horaire, il peut simplement le lister avec sa disponibilité la première fois afin de ne pas avoir à remplir un nouveau formulaire.

3. Sachez quand demander à vos employés de remplir les formulaires de disponibilité

Idéalement, vos politiques d’employés devraient inclure des lignes directrices sur la disponibilité des employés. Pour cela, vous devez connaître et observer vos employés.

Voici quelques conseils à garder à l’esprit lorsque les employés remplissent des formulaires de disponibilité :

  • Écoutez les avis des employés. Discutez des changements de disponibilité ou des problèmes avec vos employés. Si vous constatez que des personnes ne sont pas satisfaites de leurs horaires actuels, demandez-leur de remplir un nouveau formulaire afin de connaître leur disponibilité mise à jour à l’esprit lors de l’établissement du prochain horaire de travail.
  • Gardez un œil sur les conflits ou les changements de quart de travail répétitifs. Si vous constatez que des employés échangent fréquemment des quarts de travail ou sont indisponibles ou en retard pendant des plages horaires spécifiques, réexaminez la disponibilité des employés avant de prendre des mesures sévères. Leur disponibilité peut avoir changé, ce qui est normal. Ne risquez pas de perdre un bon employé à cause d’une approche rigoureuse.
  • Gardez à l’esprit les horaires de l’école/du collège. Si vous avez des étudiants du secondaire ou du collégial qui travaillent pour vous, demandez-leur de remplir des formulaires de disponibilité des employés à la fin de chaque semestre ou trimestre. Les horaires des cours peuvent changer, tout comme leur disponibilité. Tenez également compte de la saison sportive ou des horaires parascolaires, car même ils peuvent affecter la disponibilité.
  • Tenez compte de tout changement commercial soudain. La plupart des gestionnaires ne s’en rendent pas compte, mais les quarts de travail peuvent changer à la suite de certains changements dans l’entreprise. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de plus de disponibilité pour certains quarts de travail et, par conséquent, vous devez trouver des employés prêts à assumer cela. Cela peut inclure la période des fêtes ou des événements de vente spéciaux – même un changement de direction ou d’heures d’ouverture affecte la disponibilité.

4. Créez un formulaire aussi complet que possible

À ce stade, vous vous demandez probablement comment créer un formulaire complet de disponibilité des employés pour simplifier les horaires de travail. Voici un bref aperçu des cinq étapes de création de ce document :

Étape 1 : trier les détails des employés

Le premier élément d’un formulaire de disponibilité des employés est la liste des informations générales sur vos employés. Ceux-ci inclus:

  • Le nom de l’employé
  • Position actuelle
  • département
  • Informations de contact
  • Type d’emploi (temps plein, temps partiel, pigiste)

Vous pouvez également utiliser un système de cases à cocher pour identifier si le formulaire a été soumis pour la première fois ou s’il est soumis à nouveau pour refléter les changements de disponibilité de l’employé. Il s’agit d’une fonctionnalité pratique pour suivre les documents de votre employé.

Étape 2 : Créer un tableau pour refléter les différents types de disponibilité

La disponibilité des employés a besoin de contexte pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. C’est exactement pourquoi vous devriez donner à votre personnel différentes options de planification des disponibilités. Par exemple, disponible, préféré, sur appel et indisponible.

  • Disponible signifie que l’employé n’a aucun engagement préalable et peut venir travailler ce jour-là et entre ces heures.
  • Préféré signifie que l’employé souhaite être programmé pendant cette période.
  • Sur appel indique que l’employé n’est techniquement pas en poste, mais peut être programmé ou appelé si nécessaire.
  • Indisponible signifie que l’employé n’est pas en mesure de venir travailler pendant ce créneau horaire.

Étape 3 : ajoutez de l’espace pour des commentaires ou des notes supplémentaires

Comme mentionné, il est toujours judicieux de laisser un espace supplémentaire pour des notes supplémentaires, des ajustements et des explications supplémentaires dans le formulaire de disponibilité des employés.

Vos employés peuvent avoir des raisons urgentes de demander un changement spécifique dans leurs choix de quarts de travail préférés, et en tant que responsable équitable, vous devez répondre à leurs demandes dans la mesure du possible. De plus, une section commune/note peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de l’attribution des quarts de travail.

Étape 4 : Signez le formulaire de disponibilité des employés

Le bas du formulaire devrait avoir un espace pour votre signature et celle de l’employé, ainsi qu’une section de date.

Vous et l’employé devez signer et dater le formulaire. De cette façon, les deux parties prendront l’habitude de demander formellement des changements d’horaire, ce qui rendra les horaires de travail plus gérables.

Étape 5 : Distribuez les formulaires de disponibilité des employés à vos employés

Distribuez le formulaire de disponibilité à chaque employé et demandez-leur de le remplir numériquement ou manuellement.

Envisagez de définir des règles et des limites concernant ces formulaires afin d’éviter des changements inutiles dans le calendrier ou le gaspillage de formulaires. Par exemple, vous pouvez définir une règle indiquant à un employé que le formulaire d’origine ne peut être modifié que X fois ou uniquement lorsque cela est absolument nécessaire.

Une fois que les employés ont terminé, récupérez ces formulaires et conservez-les en lieu sûr pour une utilisation future.

Étape 6 (facultative) : Utiliser des modèles

Gagnez du temps avec des modèles de formulaires de disponibilité des employés prêts à l’emploi, comme celui-ci de Typeform.

Vous ne voulez pas créer des formulaires de disponibilité des employés à partir de rien ? Ne vous inquiétez pas, voici trois modèles de formulaire de disponibilité des employés à remplir que vous pouvez voler :

5. Planifiez à l’avance la planification des employés en dehors de leur disponibilité déclarée

Lorsque les horaires de travail deviennent difficiles, il peut être tentant de laisser tomber le nom d’un employé dans le créneau horaire, même s’il est en dehors de sa disponibilité indiquée.

Mais c’est absolument la mauvaise approche.

Ne planifiez jamais un employé sans savoir s’il peut travailler le quart de travail. Utilisez plutôt ces conseils pour vérifier auprès des employés et leur demander de modifier leur disponibilité sans les offenser :

Ciblez les bons travailleurs

Tout le monde ne pourra pas prendre ses quarts de travail soudainement, en particulier les parents ou les élèves. Pour que des travailleurs comme ceux-ci viennent travailler des jours imprévus, ils devront réorganiser ces autres domaines de leur vie, ce qui peut être un cauchemar pour eux, surtout à court préavis.

Comprenez quels employés sont susceptibles de pouvoir effectuer un quart de travail imprévu et demandez d’abord à ces personnes. Et même s’ils peuvent être plus disponibles que certains de leurs collègues, assurez-vous de les contacter le plus tôt possible afin qu’ils puissent prendre les dispositions nécessaires pour effectuer un quart de travail supplémentaire.

Être honnête

Lorsque vous demandez aux employés de venir travailler un jour de congé, soyez honnête et expliquez pourquoi. Faites-leur savoir exactement ce qui s’est passé, qu’il s’agisse d’un problème urgent à résoudre, d’un délai à respecter ou simplement d’une journée très chargée où le fait d’avoir un employé de plus fera la différence entre une bonne et une mauvaise expérience client.

Rappelez-vous, ne faites pas sentir aux employés qu’ils doivent dire oui. Expliquez-leur pourquoi vous avez besoin d’eux et pourquoi vous les avez choisis pour vous aider, et laissez-les décider s’ils veulent travailler. Ils accepteront probablement de venir eux-mêmes s’ils le peuvent – et même s’ils ne le peuvent pas, ils apprécieront la façon dont vous avez géré la situation et seront peut-être plus susceptibles d’accepter de vous aider à l’avenir.

Offrir des incitatifs

Pensez aux incitations que vous pouvez offrir aux employés lorsque vous les planifiez en dehors de leur disponibilité indiquée.

Par exemple, vous pouvez leur donner un autre jour de congé par rapport à leurs jours prévus. Offrir de la nourriture et des boissons gratuites, des bonus et une tenue décontractée sont d’autres avantages efficaces. J’ai même entendu parler de managers proposant d’acheter un gâteau à un travailleur s’il acceptait de faire un quart de travail le jour de son anniversaire !

Réflexions finales sur les formulaires de disponibilité des employés

L’introduction de formulaires et de politiques de disponibilité des employés pour les revoir en permanence facilite le suivi d’un horaire de travail efficace. Bien que cela ne garantisse pas que les employés seront toujours disponibles aux dates indiquées, vous n’aurez certainement pas à les éloigner trop loin, réduisant ainsi les changements de dernière minute.

Voici d’autres guides à consulter pour gérer facilement et efficacement vos employés :

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