Idées de signature d’e-mail

Vous avez peut-être entendu le terme signature d’e-mail, mais cela ne signifie pas que vous en avez une (ou que vous savez même ce que cela signifie)

Une signature d’e-mail est la petite section à la fin d’un e-mail que vous utilisez pour vous déconnecter. Évidemment, vous pouvez simplement signer votre nom, mais vous avez peut-être remarqué que la plupart des professionnels incluent des choses comme une photo de la tête, un site Web, des liens de médias sociaux ou un titre de poste.

Non seulement cela a l’air plus professionnel, mais cela permet également aux gens d’interagir plus facilement avec vous et votre marque, surtout si vous incluez des liens vers votre site Web, vos réseaux sociaux ou tout projet sur lequel vous travaillez actuellement. C’est un excellent moyen d’établir votre marque et de faire un peu de marketing gratuit chaque fois que vous envoyez un e-mail.

L’utilisation d’une signature électronique combine également une touche personnelle avec le professionnalisme, ce qui conduit à la confiance. Dans un monde d’IA et de spams, une signature avec une photo dans la tête aide les gens à vous prendre au sérieux. Ceci est particulièrement important si vous envoyez des e-mails ou des pitchs à froid et que vous souhaitez réellement obtenir une réponse.

De plus, avoir une signature électronique vous fait gagner beaucoup de temps. Vous disposez d’un moyen automatisé de mettre fin à chaque e-mail contenant déjà vos coordonnées, votre nom et des liens pour en savoir plus sur vous.

Cependant, toutes les signatures d’e-mail ne sont pas créées égales – et bien faire la vôtre peut vous aider à bâtir une meilleure réputation et à vous connecter avec les bonnes personnes. Nous avons rassemblé quelques conseils et stratégies pour créer une signature d’e-mail qui impressionne constamment les destinataires.

Vous trouverez ci-dessous sept conseils pour créer une excellente signature électronique.

1. Trouvez les paramètres de signature dans votre compte de messagerie

Il y a de fortes chances que le fournisseur de messagerie que vous utilisez actuellement propose des signatures de courrier électronique.

Ceux-ci ne seront pas tous fortement conçus ou esthétiques, mais ils sont gratuits, faciles à mettre en œuvre et constituent un bon point de départ. Vous devrez également trouver ces paramètres si vous souhaitez importer des conceptions plus complexes ultérieurement.

Ainsi, par exemple, Gmail. Aller à Réglages, Tous les paramètres, puis faites défiler vers le bas jusqu’à ce que vous trouviez Signatures. Vous pouvez alors cliquer Ajouter nouveau et créez votre propre signature.

Si vous voulez quelque chose de plus complexe, vous devrez utiliser un autre outil, mais si vous voulez simplement ajouter votre site Web, votre numéro de téléphone et votre nom à vos e-mails pour gagner du temps, cela fonctionne très bien.

Regardons un autre exemple avec la messagerie Mac. Si vous sélectionnez Courrier, Préférences et Signatures, tout comme avec Gmail, vous pouvez ajouter une nouvelle signature. Et encore une fois, tout comme avec Gmail, c’est assez basique, mais pour les personnes qui essaient de gagner du temps, c’est un bon début.

Capture d'écran de la fenêtre des signatures de courrier Mac

Bien que les exemples ci-dessus soient assez ennuyeux, vous n’êtes pas limité à l’utilisation des fonctionnalités de texte que vous obtenez si vous utilisez simplement votre compte de messagerie. La plupart des fournisseurs de messagerie vous permettent de copier et coller des conceptions d’ailleurs directement dans le Ajouter nouveau section.

Nous verrons plus tard où vous pouvez créer vos propres conceptions, mais voici un exemple de ce à quoi cela ressemble dans Gmail :

Exemple de design collé dans les paramètres de signature Gmail

Vous pouvez voir que c’est beaucoup plus professionnel et beaucoup plus intéressant. Et, si nous examinons à quoi cela ressemble lorsque vous envoyez un e-mail :

Exemple de fenêtre de nouveau message Gmail avec signature en bas de l'écran

Vous pouvez voir exactement à quel point c’est plus professionnel.

Nous expliquerons exactement comment créer des signatures de courrier électronique à l’aide de modèles comme ceux-ci plus tard. Si vous souhaitez que votre signature rehausse votre image de marque, ces types de conceptions sont une bien meilleure option que le simple texte.

Si votre objectif est simplement de gagner du temps et que cela ne vous dérange pas de rester simple, n’hésitez pas à vous en tenir aux liens textuels.

2. Regardez d’autres signatures pour vous inspirer

Si vous essayez de trouver des idées pour votre propre signature électronique, un excellent point de départ consiste à examiner les signatures d’autres personnes. Cela vous donnera une idée de ce que les gens incluent normalement, de la façon dont les signatures de courrier électronique sont formatées et de ce que font les gens de votre secteur.

Le meilleur endroit pour trouver ces exemples est dans votre boîte de réception. Garanti, de nombreux e-mails que vous recevez quotidiennement seront accompagnés d’une signature d’e-mail. Commencez à remarquer ceux qui attirent votre attention et enregistrez-les dans un dossier pour référence lorsque vous créez le vôtre.

Il y a quelques éléments que vous voudrez peut-être rechercher et qui peuvent vous aider à vous inspirer pour votre propre signature, comme :

  • Mise en page: Le logo est-il à gauche ou à droite ? Où inscrivent-ils leur numéro de téléphone ou leur e-mail ?
  • Contenu: Quelles informations de contact incluent-ils ? Ajoutent-ils leurs liens de médias sociaux sous forme d’icônes ?
  • Médias: Utilisent-ils un headshot ou un logo ? Existe-t-il des boutons interactifs ? Comportent-ils une vraie signature ?

Faites attention à ce que vous aimez et à ce que vous n’aimez pas. Vous devriez également consulter les e-mails de votre propre secteur ou créneau pour vous inspirer. Ils vous seront beaucoup plus utiles pour planifier une signature qui vous donnera des résultats.

Envisagez peut-être de vous inscrire aux newsletters de vos concurrents ou de personnes que vous admirez dans votre secteur. Cela vous donnera une meilleure idée de ce qu’il est important d’inclure si vous voulez que votre signature soit aussi professionnelle que possible.

Un autre moyen simple de trouver de l’inspiration pour votre signature d’e-mail consiste simplement à utiliser des exemples Google. Vous trouverez de nombreuses listes utiles pour vous inspirer, ou vous pouvez même consulter les résultats d’images de Google.

Capture d'écran des résultats Google pour la recherche, "exemples de signatures email"

3. Incluez les bonnes informations

À présent, vous aurez probablement une idée de ce que vous aimeriez inclure et de ce à quoi vous voulez que votre signature ressemble.

Même si le design est une partie importante d’une signature électronique, n’oubliez pas que l’objectif est d’aider les gens à en savoir plus sur vous et à vous contacter. Il est important que vous incluiez le bon contenu et les bonnes fonctionnalités dans votre signature.

Voici quelques éléments que vous devriez inclure :

Détails de votre contact

Cela devrait inclure votre nom, votre numéro de téléphone et toute autre adresse e-mail dont vous disposez. Si vous avez un site Web, vous devriez l’ajouter ici aussi.

Vos informations commerciales

Vous pouvez ajouter des éléments tels que le titre de votre poste, votre lieu de travail, l’adresse de votre entreprise, etc. Cela dépendra de ce que vous faites et de ce que vous voulez que les gens sachent.

Votre Logo ou Headshot

Vous pouvez choisir si vous voulez ou non montrer votre visage ou coller avec un logo d’entreprise ici à la place. Si vous avez une marque personnelle ou travaillez dans un secteur comme l’immobilier, optez pour le headshot. Vous pouvez également utiliser les deux.

Liens de médias sociaux

Si vous souhaitez partager des médias sociaux, essayez d’ajouter des icônes avec des hyperliens. Cela aide les gens à vous trouver, mais cela ajoute également un peu plus de crédibilité et d’autorité à votre signature.

Une vraie signature

Ceci est facultatif – mais vous avez peut-être remarqué que certaines signatures incluent une véritable signature manuscrite. Vous pouvez certainement le faire, mais gardez à l’esprit que cela fonctionne mieux pour les marques personnelles que pour les entreprises. Si vous essayez de garder un ton sérieux et professionnel, avoir une signature en calligraphie au bas de votre e-mail peut donner une mauvaise impression.

4. Utilisez un modèle de signature électronique

Si vous avez une idée de ce que vous aimez mais que vous ne voulez pas créer le vôtre, il existe de nombreux outils et modèles qui peuvent vous permettre de créer une signature professionnelle en quelques minutes.

Si vous avez un compte Canva, il contient d’excellents modèles et vous n’avez qu’à ajouter votre propre contenu.

Capture d'écran des modèles de signature d'e-mail Canva

Ou vous pouvez acheter un modèle sur une plateforme comme Etsy et le modifier avec vos propres détails. Ceux-ci peuvent généralement être téléchargés dans Canva et modifiés par là, donc ils ne valent vraiment la peine que si avoir une signature unique a du sens pour votre image de marque.

Capture d'écran des modèles de signature Etsy

Outre les applications de conception graphique et les magasins, il existe de nombreuses façons gratuites de trouver un modèle pour votre signature. Une recherche rapide sur Google vous montrera combien de sites proposent des modèles de signature de courrier électronique gratuits, et la plupart d’entre eux sont livrés avec une sélection de modèles différents et sont compatibles avec différents fournisseurs de messagerie.

Certains d’entre eux sont même accompagnés d’outils interactifs tels que des liens actifs vers des icônes ou des bannières de médias sociaux. L’un des meilleurs outils gratuits pour cela est Mail Signatures. Ils incluent de nombreux éléments interactifs gratuits et vous offrent une large gamme de modèles parmi lesquels choisir.

Une fois que vous avez sélectionné votre modèle, il vous sera généralement demandé de le copier et de le coller dans votre fournisseur de messagerie, comme nous l’avons vu précédemment avec l’exemple Gmail. Votre signature apparaîtra alors sous tous vos e-mails, ce qui vous donnera un aspect beaucoup plus professionnel :

Capture d'écran d'une nouvelle fenêtre de message Gmail avec la signature de Mail Signatures copiée et collée au bas de la fenêtre

5. Concevez le vôtre

Si vous n’êtes pas fan des modèles ou si vous souhaitez avoir la liberté de créer vos propres conceptions, vous le pouvez.

L’utilisation d’un outil comme Canva vous permet de créer une signature électronique à partir de zéro, puis de coller vos conceptions dans votre fournisseur de messagerie ultérieurement. Vous suivez un processus similaire à celui que vous utiliseriez avec un modèle, sauf que vous utilisez un outil de conception graphique pour créer votre logo à partir de zéro.

Cela peut fonctionner si vous essayez de montrer vos compétences en conception ou si vous souhaitez ajouter des fonctionnalités supplémentaires que les modèles ne couvrent tout simplement pas. (Par exemple, si vous êtes animateur et que vous souhaitez ajouter une petite animation à côté de votre nom, vous pouvez le faire dans Canva.)

N’oubliez pas que cela prendra du temps, sera compliqué et ne sera peut-être pas aussi esthétique que vous l’espérez. N’oubliez pas que si vous créez votre propre signature et que vous souhaitez ensuite ajouter des fonctionnalités spéciales telles que des liens intégrés ou des signatures, vous devrez peut-être apprendre un peu de codage.

Si cela ressemble toujours à quelque chose que vous voulez faire, vous pouvez trouver de nombreux tutoriels sur Youtube ou Pinterest qui peuvent vous aider à créer votre propre signature à partir de zéro. Et, qui sait, si vous devenez vraiment bon dans ce domaine, vous pourrez peut-être ouvrir votre propre magasin de signatures d’e-mails Etsy sur toute la ligne !

6. Créez une signature manuscrite

Nous avons mentionné brièvement plus tôt que certaines personnes aiment inclure une véritable signature à la fin de leurs e-mails.

C’est facile à faire avec l’aide de certains outils, et cela peut vraiment rehausser votre signature et vous aider à vous démarquer. Cela fonctionne particulièrement bien si vous souhaitez instaurer la confiance lorsque vous le combinez avec un tir à la tête.

Vous pouvez le faire en apposant votre signature sur un morceau de papier, puis en utilisant votre scanner pour en télécharger une image. Vous pouvez également utiliser un outil de caméra de téléphone comme Sign Easy si vous n’avez pas de scanner.

Vous verrez que la plupart des fournisseurs de messagerie ont une section où vous pouvez insérer une image, et vous pouvez ensuite ajouter votre signature numérisée sous vos coordonnées. C’est bien, mais si vous voulez vous assurer qu’il a l’air bien, nous vous recommandons de vous diriger vers Canva ou d’utiliser un outil de modèle pour ajouter votre signature. Cela l’aidera simplement à mieux s’aligner sur l’autre contenu et à tout conserver. serré.

Exemple de signature manuscrite d'e-mail

7. Ajouter une clause de non-responsabilité

Ceci est facultatif, mais avoir une clause de non-responsabilité à la fin de vos e-mails peut couvrir vos bases juridiques et montrer aux gens que vous êtes sérieux.

Ce sont vraiment plus une formalité et une autre façon de vous donner l’air digne de confiance. Les clauses de non-responsabilité incluent généralement des éléments tels que des clauses de confidentialité, des déclarations GDPR ou des clauses de responsabilité. Vous pouvez également ajouter une option de désinscription pour les destinataires si vous savez que votre fournisseur de messagerie le permet.

Jetez un œil à certains de ces exemples pour voir quel genre de choses vous pouvez mettre dans votre clause de non-responsabilité :

Exemple de signature d'e-mail comportant une clause de confidentialité sous la signature
Exemple de signature d'e-mail comportant une clause de responsabilité sous la signature

Si vous avez besoin d’aide pour trouver une bonne clause de non-responsabilité, vous pouvez utiliser un outil gratuit comme Exclaimer pour trouver des modèles. Un mot d’avertissement cependant – si vous voulez que votre clause de non-responsabilité soit officielle et vous protège légalement, vous devez la faire exécuter par un avocat et consulter un professionnel du droit. Tout le reste ne constitue pas un avis juridique et ne vous protégera pas !

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