Comment envoyer un e-mail de rappel

Vous voulez juste commencer ? Cliquez ici pour vous inscrire Réservation Koala et commencez à envoyer des e-mails de rappel dès aujourd’hui.

Ne pas savoir quand ou comment envoyer un e-mail de rappel est un problème universel auquel de nombreuses personnes sont confrontées, quel que soit le secteur dans lequel elles travaillent. Vous ne voulez pas paraître insistant ou condescendant, mais vous n’avez pas non plus le temps de gérer les délais non respectés. .

La bonne nouvelle est qu’il existe des moyens simples de rédiger et d’envoyer un e-mail de rappel tout en conservant votre professionnalisme et en restant amical. Que vous suiviez les délais ou rappeliez à un collègue une réunion de groupe, voici quelques façons d’envoyer un e-mail de rappel avec un équilibre entre respect et productivité.

Le meilleur logiciel de prise de rendez-vous pour envoyer un e-mail de rappel

Si vous avez besoin d’aide pour envoyer un e-mail de rappel et que vous souhaitez apprendre à le faire efficacement, voici les meilleures options logicielles à considérer :

Vous pouvez lire nos critiques complètes de chaque société de logiciels de planification de rendez-vous ici.

5 étapes pour envoyer un e-mail de rappel

Le plus souvent, l’envoi d’un e-mail de rappel ne consiste pas seulement à résoudre le problème et à signer. Voici cinq étapes cruciales à suivre pour envoyer le parfait e-mail de rappel :

  1. Choisissez une ligne d’objet appropriée
  2. Saluer le destinataire
  3. Donnez un contexte convivial
  4. Arriver au point
  5. Enveloppez-le et signez

Les étapes simples de l’envoi d’un e-mail de rappel

Les parties les plus simples de l’envoi d’un e-mail de rappel sont d’avoir accès à un logiciel avec des modèles, des invites et des fonctionnalités de planification qui peuvent vous aider à envoyer ces e-mails. Envoyer un e-mail de rappel n’a jamais été aussi simple avec un logiciel de prise de rendez-vous, tel que Booking Koala.

Booking Koala est un leader du secteur des services, aidant les entreprises du monde entier en gérant leur flux de rendez-vous. En plus de la gestion des rendez-vous, Booking Koala propose un ensemble de fonctionnalités de messagerie permettant de décupler votre boîte de réception.

Vous pouvez accéder à des notifications par e-mail spécifiques que Booking Koala peut vous envoyer, ainsi qu’à vos clients, vos fournisseurs et vos employés de bureau. Non seulement cela, mais Booking Koala vous offre la possibilité de créer vos propres modèles de courrier électronique personnalisés ou d’utiliser sa conception par défaut pour plus de facilité.

Un logiciel de planification de rendez-vous, comme Booking Koala, peut vous aider à envoyer des e-mails de rappel, car vous pouvez également choisir de programmer ces e-mails à l’avance si vous n’avez pas de réponse du destinataire, ce qui vous permet de rester plus facilement au top de votre charge de travail. .

Les parties difficiles de l’envoi d’un e-mail de rappel

La partie la plus difficile de l’envoi d’un e-mail de rappel est tout simplement de ne pas savoir comment le faire sans paraître insistant ou condescendant. Surtout lorsqu’il y a beaucoup de place pour une mauvaise communication par SMS, envoyer un rappel amical peut parfois sembler sarcastique ou tout simplement grossier.

Une autre difficulté courante est de ne pas savoir non plus quand envoyer l’e-mail. Le moment de l’e-mail dépendra de ce que vous attendez. Par exemple, si vous rappelez à quelqu’un une échéance non respectée, vous devez le faire un jour ouvrable après l’expiration de l’échéance.

Si vous faites le suivi d’un entretien ou d’une autre tâche qui n’a pas de date limite, il serait approprié d’envoyer un e-mail dans les 7 à 10 jours. Cependant, la rédaction de l’e-mail de rappel parfait ne doit pas être difficile lorsque vous savez exactement comment aborder la situation et rédiger un message approprié. Suivez les étapes ci-dessous si vous souhaitez apprendre à envoyer un e-mail de rappel sans craindre d’être impoli.

Étape 1 : Choisissez une ligne d’objet appropriée

Le choix d’une ligne d’objet appropriée peut faire ou défaire un e-mail de rappel. Des lignes d’objet succinctes vous mèneront loin lors de l’envoi d’un e-mail de rappel, car le destinataire doit savoir pourquoi vous envoyez un rappel et se sentir ensuite obligé d’agir par la suite. Une ligne d’objet appropriée peut également vous aider à vous différencier d’un spammeur, ce qui est particulièrement important si vous envoyez un e-mail au sujet d’un entretien ou d’un fournisseur avec lequel vous n’avez jamais travaillé auparavant, car ils peuvent ne pas avoir votre adresse dans leur liste de contacts.

Identifiez la raison pour laquelle vous suivez

Il devrait y avoir au moins un ou deux mots qui indiquent la raison pour laquelle vous envoyez l’e-mail de rappel en premier lieu. Par exemple, si vous envoyez un e-mail à un collègue qui a manqué une échéance, il serait approprié d’avoir la ligne d’objet « Réponse requise : échéance manquée ». L’idée principale est de garder la ligne d’objet brève et d’inclure un sentiment d’urgence, afin que le destinataire sache répondre dès que possible.

Exemples de lignes d’objet accrocheuses

Que vous contactiez une personne interrogée ou un collègue, voici quelques exemples de lignes d’objet pour attirer l’attention de votre destinataire :

  • « Action requise: [Insert Project Name Here]”
  • « Suite : notre entretien »
  • « Informations nécessaires pour [Insert Project Name Here] Résolution »
  • « J’aimerais avoir vos commentaires sur [Insert Project Name Here]”
  • « Suivi : mon CV »

Étape 2 : Accueillir le destinataire

Généralement, une salutation donnera le ton général d’un e-mail, vous devez donc faire la distinction entre les salutations par e-mail formelles et informelles et décider laquelle est la plus appropriée dans votre situation actuelle. Étant donné que l’e-mail vise à rappeler poliment quelque chose au destinataire, il est plus facile de le faire avec une salutation plus décontractée.

Salutations décontractées

Voici quelques façons décontractées d’accueillir votre destinataire tout en conservant professionnalisme et convivialité :

  • Utilisez « Salut », « Hey » ou « Bonjour » suivi du prénom de la personne

Si vous ne connaissez pas le nom ou le sexe de la personne, vous pouvez utiliser par défaut un « Bonjour » décontracté sans utiliser son nom.

Salutations formelles

Et voici quelques façons formelles de saluer votre destinataire tout en conservant une convivialité générale :

  • Utilisez « Cher » suivi du prénom ou du nom complet de la personne
  • Utilisez « M. », « Mme » ou « Mme » suivi du nom de famille ou du nom complet de la personne

Toutefois, si vous contactez un destinataire au nom d’une société, vous devez utiliser le message d’accueil par défaut de votre société pour maintenir la cohérence. Assurez-vous simplement que si vous saluez un destinataire par son nom, vous devez toujours l’épeler correctement et éviter les salutations du type « À qui de droit », qui sont impersonnelles et galvaudées.

Étape 3 : Donnez un contexte convivial

Le corps de votre e-mail de rappel est l’endroit où vous donnerez le contexte entourant la raison pour laquelle vous envoyez un e-mail au destinataire en premier lieu. Étant donné que vous souhaitez que cet e-mail apparaisse comme un rappel doux, il est essentiel que vous commenciez par un message amical et que vous vous intéressiez lentement au contexte.

Commencez par les subtilités

Avant de vous lancer dans l’e-mail avec votre demande, vous devez commencer par un message amical spécifique au destinataire ou pertinent pour la situation actuelle. Par exemple, si vous savez que le destinataire travaille sur un autre projet, vous pourriez dire : « J’espère [insert project here] se passe bien, car je sais que vous y avez consacré beaucoup de temps.

Vous pouvez également commencer par un message de « félicitations » ou de « merci » si le destinataire a atteint une étape importante ou vous a récemment rendu service.

Identifiez votre relation avec le destinataire

Bien que vous deviez toujours commencer par les subtilités au début d’un e-mail de rappel, l’identification préalable de votre relation avec le destinataire vous aidera à rédiger le message parfait. Le destinataire est-il un collègue ou une personne interrogée récemment ? Des relations différentes détermineront une réponse et un résultat complètement différents.

Par exemple, si vous ne connaissez pas le destinataire auquel vous envoyez un e-mail, il ne serait pas approprié de prétendre que vous savez ce qui se passe dans sa vie. Au lieu de cela, un simple « J’espère que vous passez une bonne semaine » ou « J’espère que vous avez passé un bon week-end » suffira généralement.

Étape 4 : aller droit au but

Maintenant, après avoir ouvert la ligne de communication avec un message positif et amical, il est temps de faire passer votre message et de faire votre demande. Il n’est pas nécessaire d’être agressif pour aller au but de votre demande, et il existe des moyens d’être clair sur ce que vous voulez qu’il se passe sans blâmer qui que ce soit.

Faites votre demande immédiatement

Vous ne devriez pas être trop long pendant ce processus, car vous pourriez perdre l’attention du destinataire ou le confondre. Faire votre demande n’a pas besoin d’être trop compliqué, car vous pouvez le faire en quelques phrases courtes. Nous recommandons deux paragraphes au maximum, car vous ne voulez pas non plus submerger le destinataire d’informations.

Par exemple, si vous êtes à la recherche d’une facture, vous pourriez dire quelque chose comme :

« Veuillez envoyer votre facture pour le travail de ce mois à [insert email here] et CC moi. Si vous avez des questions ou des préoccupations, n’hésitez pas à nous contacter. »

Évitez de blâmer le langage

Vous devez être prudent lorsque vous rédigez votre message, car vous ne voulez pas blâmer ou donner l’impression d’être agressif. Il peut être frustrant de poursuivre des projets en retard ou des délais manqués, mais un suivi agréable et respectueux peut faire beaucoup.

Il est important d’éviter de blâmer le langage, y compris les phrases telles que :

  • « Pourquoi as-tu fait cela? »
  • « Ce que vous avez fait est inacceptable. »
  • « C’est de ta faute si nous sommes en retard et [insert punishment here].”

Blâmer le destinataire pour ce que vous lui rappelez n’aide personne. Au lieu de cela, vous devez toujours rester calme et respectueux, comme si vous aviez affaire à quelqu’un en personne.

Poser une question

Il est utile de poser une question ou un appel à l’action à la fin de votre demande pour encourager le destinataire à répondre immédiatement. Par exemple, si vous demandez un rendez-vous avec quelqu’un, vous pouvez terminer votre message par : « S’il vous plaît, faites-moi savoir quels jours vous conviennent le mieux et nous pourrons planifier une courte réunion ».

Une autre façon dont Booking Koala est utile pour envoyer des e-mails de rappel est que si vous avez besoin de planifier une réunion avec quelqu’un, le logiciel peut le faire pour vous. Grâce à sa puissante fonctionnalité de planification, vous pouvez organiser une réunion en déplacement et résoudre n’importe quelle situation le plus rapidement possible.

Étape 5 : Concluez et signez

Une grande partie de l’envoi d’un e-mail de rappel consiste à s’assurer que vous le concluez bien et que vous le signez de manière professionnelle. Vous ne voulez pas laisser de détails ou mettre fin à l’e-mail brusquement, il est donc crucial d’utiliser une phrase de clôture et une signature professionnelle.

Utilisez une bonne phrase de clôture

Vous devez toujours terminer l’e-mail en accordant au destinataire le bénéfice du doute. Vous pouvez facilement le faire en utilisant une phrase de clôture appropriée. Voici quelques phrases de clôture courantes parmi lesquelles vous pouvez choisir :

  • « Merci d’avoir priorisé ce sujet. »
  • « Merci de m’avoir répondu dès que possible. »
  • « Je suis dans l’attente de votre réponse. »
  • « J’apprécie vos efforts alors que nous terminons [insert project here].”
  • « Merci d’avoir pris le temps de travailler à travers cela. »

En utilisant l’une des phrases de clôture ci-dessus, non seulement vous accordez au destinataire le bénéfice du doute, mais vous appréciez également les circonstances et vous vous assurez de ne blâmer personne dans le processus.

Utilisez une signature professionnelle

Tout comme une phrase de clôture, vous devez utiliser une signature professionnelle et amicale pour vous assurer que le ton de votre e-mail correspond jusqu’à la fin. Comme vous l’avez fait avec les salutations par e-mail et le corps de l’e-mail, vous devez tenir compte de votre relation avec le destinataire et décider de la manière dont vous souhaitez lui parler. En cas de doute, vous pouvez utiliser l’une de ces approbations courantes :

  • Sincères amitiés
  • Tous mes vœux
  • Merci encore
  • Salutations
  • Sincèrement

Selon la façon dont vous souhaitez que l’e-mail soit décontracté ou formel, vous pouvez parfois opter pour un emoji pour clôturer les choses également. La chose la plus importante à retenir est d’être amical et de réfléchir à la façon dont votre message pourrait passer avant de l’envoyer.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

*

code


Notice: ob_end_flush(): failed to send buffer of zlib output compression (1) in /home/clients/a522a02f9577b977286f316dd9194030/web/wp-includes/functions.php on line 5107

Notice: ob_end_flush(): failed to send buffer of zlib output compression (1) in /home/clients/a522a02f9577b977286f316dd9194030/web/wp-includes/functions.php on line 5107

Notice: ob_end_flush(): failed to send buffer of zlib output compression (1) in /home/clients/a522a02f9577b977286f316dd9194030/web/wp-content/plugins/really-simple-ssl/class-mixed-content-fixer.php on line 110