Comment organiser les canaux Slack

Slack est un outil de communication d’entreprise omniprésent, mais l’utiliser sans stratégie pour organiser les canaux peut conduire au chaos. Les messages perdus et la confusion sur les objectifs du canal ne sont que quelques-uns des pièges courants de Slack.

Que vous gériez Slack pour votre équipe ou pour l’ensemble de l’entreprise, quelques minutes de planification et d’organisation de votre stratégie de canal au début vous feront gagner du temps et élimineront toute confusion par la suite. C’est facile à faire, et je vais vous montrer comment.

Organisez vos canaux Slack en 4 étapes faciles

Slack est le logiciel de messagerie d’équipe le plus polyvalent du marché aujourd’hui. C’est un outil simple et efficace pour rendre la journée de travail de chacun plus efficace. La rationalisation des canaux Slack ne prend que quatre étapes.

  1. Créer de nouveaux canaux Slack
  2. Configurez des canaux Slack pour un maximum de succès
  3. Mettez les bonnes personnes dans les bons canaux Slack
  4. Archiver les anciennes chaînes Slack

Prêt à devenir un maître du canal Slack ? Commençons.

1. Créer de nouveaux canaux Slack

Slack est livré avec deux chaînes publiques déjà créées–#général et #Aléatoire. Par défaut, chaque membre que vous ajoutez à Slack est automatiquement ajouté aux deux canaux. La différence entre les deux canaux par défaut est que les membres ne peuvent pas quitter #généralce qui en fait un endroit idéal pour partager des annonces à l’échelle de l’entreprise.

Bien sûr, vous voudrez ajouter plus de canaux pour répondre aux besoins de votre entreprise. Il existe deux types de chaînes que vous pouvez créer dans Slack :

  • Chaînes publiques sont détectables via la recherche et indiqués par un # avant le nom de la chaîne. Tout le monde peut rejoindre ces canaux.
  • Chaînes privées ne peuvent pas être trouvés ou consultés par des non-membres de la chaîne et ne peuvent être rejoints que sur invitation. Si vous êtes membre d’une chaîne privée, vous verrez une icône de verrouillage devant le nom de la chaîne.

Maintenant que vous comprenez les bases de Slack, vous êtes prêt à créer vos propres chaînes. Trois choses sont importantes à garder à l’esprit lors de l’élaboration de votre stratégie de canal Slack.

Objectif de la chaîne

Chaque canal Slack doit avoir un objectif unique. Cela permet d’éliminer les canaux en double ou redondants.

Parfois, l’objectif de votre chaîne sera de permettre à des équipes entières de rester en contact et de discuter de sujets à l’échelle de l’équipe. D’autres fois, il s’agira d’une collaboration inter-équipes pour aider à faciliter le travail du projet.

Ne sous-estimez pas non plus l’importance des chaînes amusantes. Les canaux Slack non liés au travail sont un excellent moyen de créer une camaraderie et d’aider les collègues à se connaître, en particulier dans les équipes entièrement distantes. Ces canaux aident également à garder ce type de bavardage hors de vos canaux axés sur les affaires.

Une fois que vous avez identifié le « pourquoi » de votre nouveau canal Slack et que vous connaissez un canal comme celui-ci n’existe pas déjà, il est temps de lui donner un nom.

Stratégie de nommage pour la chaîne

Une stratégie de nommage cohérente est essentielle, d’autant plus que chaque membre de Slack peut créer des canaux par défaut. Sans un plan de convention de nommage en place, vos chaînes Slack commenceront rapidement à ressembler à l’ouest sauvage et sauvage, chacun faisant son propre truc.

Une façon de garder tout le monde sur la même longueur d’onde consiste à utiliser des préfixes de canal.

Les préfixes de nom de canal aident à organiser les canaux par objectif. Voici un exemple de ce à quoi cette stratégie pourrait ressembler :

  • Préfixes basés sur l’équipe: regroupe les membres par département de votre organisation ; par exemple team_marketing, team_accounting
  • Préfixes basés sur le projet: regroupe tous les membres travaillant sur un projet spécifique ; par exemple project_website, project_webapp
  • Préfixes sociaux: donne aux personnes ayant des intérêts extérieurs similaires un endroit pour rassembler et partager virtuellement des informations ; par exemple fun_movies, fun_happyhour

Vos préfixes varieront en fonction de votre entreprise, mais vous voyez l’idée.

Une fois que vous avez finalisé votre liste de préfixes approuvés, il est important de partager votre nouvelle stratégie de nommage avec tous ceux qui ont besoin de la connaître. La façon la plus simple de le faire est d’épingler votre liste de préfixes dans un canal comme #général pour l’ensemble de votre organisation ou un #équipe_ canal pour les petits groupes.

Voici comment procéder :

Créez votre message Slack, couvrant tous les détails dont tout le monde a besoin pour nommer une future chaîne Slack. Une fois que tout est clair, cliquez sur le Flèche verte pour partager votre chef-d’œuvre informatif avec tous les membres de la chaîne.

Vous voudrez ensuite épingler votre message afin qu’il soit facile à trouver dans le canal. Pour ce faire, placez votre curseur n’importe où dans votre message publié. Dans le menu contextuel qui s’affiche, cliquez sur le trois points dans le coin supérieur droit pour accéder Plus d’actions.

Dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche ensuite, choisissez Épingler à la chaîne.

Une fois que vous avez réussi à épingler votre message, votre message s’affichera avec un fond jaune et une note indiquant que le message est épinglé et par qui, comme indiqué ci-dessous.

Malheureusement, Slack ne conserve pas les messages épinglés en haut du flux de la chaîne. Mais Slack conserve un décompte des messages épinglés dans l’en-tête du canal.

Lorsqu’un canal a des messages épinglés, vous le verrez sous le nom du canal.

Pour voir les messages épinglés dans le canal, cliquez simplement sur Épinglé et les messages apparaîtront dans une nouvelle fenêtre contextuelle, comme illustré ci-dessous. Lorsqu’il y a plus d’un message épinglé dans un canal, vous verrez tous les messages épinglés affichés dans l’ordre chronologique.

Description de la chaîne

Ne vous contentez pas d’un nom de chaîne. Assurez-vous également de profiter de la capacité de Slack à inclure également un sujet et une description pour chaque canal. Cela tient les membres et les membres potentiels de la chaîne informés.

Vous pouvez ajouter ces informations une fois que votre chaîne est en ligne en sélectionnant l’icône flèche vers le bas dans l’en-tête du canal.

Vous verrez alors l’écran des détails de la chaîne, comme illustré ci-dessous. Remarque : seul le créateur de la chaîne peut modifier le nom de la chaîne.

Pour ajouter ou modifier le sujet, sélectionnez Éditer dans le champ du sujet.

Une fenêtre contextuelle s’affiche alors, dans laquelle vous pouvez entrer les informations sur le sujet. Sélectionner sauvegarder lorsque vous avez terminé.

Répétez ce processus pour ajouter ou modifier la description du canal.

2. Configurez des canaux Slack pour un maximum de succès

Oui, vous pouvez arrêter après avoir nommé votre nouvelle chaîne et lui avoir donné un sujet et une description. Mais pourquoi ne pas en faire un peu plus pour rendre votre nouvelle chaîne aussi réussie que possible ? Quelques étapes supplémentaires donneront à votre nouvelle chaîne des super pouvoirs Slack.

Inclure les fichiers importants

Par défaut, chaque fichier ou image partagé dans un canal peut être trouvé dans l’écran des détails du canal. Donc, s’il y a un fichier dont les membres ont besoin régulièrement, c’est une bonne idée de le partager dans le canal.

Vous pouvez trouver tous les fichiers partagés en accédant à l’écran des détails de la chaîne.

Sélectionnez le flèche vers le bas à côté du nom de la chaîne.

Faites défiler jusqu’à Des dossiers en bas de la fenêtre contextuelle pour trouver tous les fichiers partagés dans le canal.

Bien sûr, les membres ont tendance à partager de nombreux fichiers au fil du temps. Comme vous vous en doutez, cette liste finit par devenir un moyen peu pratique de localiser les fichiers les plus importants.

La bonne nouvelle est que vous pouvez facilement épingler les messages contenant ces fichiers importants. Comment faire cela et comment trouver les fichiers par la suite est identique aux instructions trouvées à la première étape ci-dessus.

Encouragez les fils de conversation

Chaque canal actif contient bientôt page après page de messages. Pour éviter toute confusion dans les discussions, encouragez les membres du canal à conserver les discussions sur les sujets au même endroit en utilisant des fils de discussion pour répondre aux commentaires originaux au sein du canal.

C’est facile à faire. Voici comment:

Passez votre souris sur le commentaire d’origine auquel vous souhaitez répondre, puis cliquez sur le icône de légende de bulle. Dans cet exemple, je souhaite répondre à un document G Suite qui a été partagé.

Une fenêtre de barre latérale apparaîtra sur le côté droit de votre écran Slack. Tapez votre message et cliquez sur le Flèche verte pour l’envoyer.

Les messages de canal qui ont des réponses dans le fil s’affichent dans le flux de canal principal, comme illustré dans l’exemple ci-dessous. Cliquez simplement sur le lien de réponse et vous verrez le commentaire d’origine ainsi que toutes les réponses au fil dans la fenêtre contextuelle de la barre latérale.

Vous pouvez ajouter au fil directement dans la fenêtre de la barre latérale. L’utilisation de cette stratégie de fil de discussion facilite la localisation de tous les commentaires liés à un seul sujet.

3. Mettez les bonnes personnes dans les bons canaux Slack

Vous pouvez également organiser vos chaînes Slack en ajoutant uniquement les personnes qui doivent être membres de certaines chaînes. Certaines chaînes, comme #général, sont obligatoires pour tous les employés, et devenir membre se fait par défaut. Tous les autres canaux doivent avoir des membres ajoutés lors de la création du canal.

Il y a deux choses à prendre en compte lors de la gestion de l’adhésion à la chaîne.

Ajouter uniquement les membres nécessaires

La clé du succès d’un canal est de garder à l’esprit le rôle et les intérêts d’une personne lorsque vous décidez de l’inclure ou non dans le canal.

Par exemple, il est peu probable que vous ajoutiez le PDG de l’entreprise à un canal de projet. Et vous n’allez pas rendre public un canal d’équipe de direction et ouvert à tous. Ainsi, lorsque vous créez de nouvelles chaînes, demandez-vous s’il faut les rendre publiques ou privées et n’ajoutez que des membres qui ont du sens.

Pour ajouter un nouveau membre à votre chaîne, cliquez sur l’image (ou le groupe d’images pour les chaînes avec plusieurs membres) en haut à droite de l’en-tête de la chaîne pour ouvrir la fenêtre des membres.

La fenêtre contextuelle des membres apparaîtra. Sélectionner Ajouter des personnes.

Tapez les premières lettres du nom de la personne que vous souhaitez ajouter. Vous verrez une liste de correspondances possibles. Sélectionnez la personne souhaitée dans cette liste. Si vous souhaitez ajouter plusieurs personnes à la fois, répétez simplement cette étape pour toutes les personnes que vous souhaitez ajouter.

Une fois que le nom de la personne s’affiche dans la case bleue avec un X à côté, appuyez sur Ajouter.

C’est ça! Vous avez ajouté un nouveau membre à une chaîne existante.

Supprimer les membres inutiles de la chaîne

Au fil du temps, vous souhaiterez peut-être supprimer des membres d’un canal. Vous pouvez afficher les membres actuels de la chaîne à tout moment en cliquant sur le groupe d’images dans le coin supérieur droit de l’en-tête de la chaîne.

Vous verrez alors une fenêtre contextuelle qui répertorie tous les membres du canal. Vous voyez quelqu’un qui doit partir ? Recherchez la personne que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Retirer à droite de leur nom.

Remarque : Si vous ne voyez pas l’option permettant de supprimer un membre, vous n’êtes pas autorisé à supprimer des membres du canal. Consultez votre propriétaire ou votre administrateur Slack pour obtenir des conseils.

Vous serez invité à confirmer votre action de suppression. Si vous êtes sûr, allez-y et appuyez sur Retirer. Pouf ! La personne n’est plus membre de ce canal.

Voilà! Ajouter et supprimer des membres des canaux Slack ne pourrait pas être plus simple.

4. Archiver les anciennes chaînes Slack

Certaines chaînes Slack finissent par survivre à leurs objectifs initiaux. Pour garder Slack rationalisé et organisé, archivez les canaux lorsqu’ils ne sont plus nécessaires. Voici comment.

Clique sur le flèche déroulante à côté du nom de la chaîne dans l’en-tête de la chaîne.

Dans la fenêtre contextuelle, choisissez Réglages pour révéler l’option d’archivage. Choisir Chaîne d’archives pour tous.

Sélectionner Canal d’archivage confirmer.

L’archivage d’une chaîne plutôt que sa suppression vous permet de conserver tout l’historique de la chaîne et de restaurer la chaîne à une date ultérieure.

Réflexions finales sur l’organisation des canaux Slack

Slack est un excellent moyen de garder tous les membres d’une organisation connectés. Que ce soit pour des équipes, des projets ou simplement pour le plaisir, les gens communiquent tout simplement mieux avec Slack.

Rester organisé est le meilleur moyen de s’assurer que l’expérience Slack de chacun est positive. Une stratégie de nommage de chaîne solide, des sujets et des descriptions de chaîne clairs, et n’inclure que les membres qui ont un sens dans une chaîne sont trois stratégies clés pour garder Slack organisé.

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